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Kursorganisation - Tipps für ein tolles Wochenende

 

Ganz häufig höre ich von Interessierten, wie schwer es Ihnen fällt ein Seminar auf die Beine zu stellen. Als erprobte Event-Managerin möchte ich dir gerne ein paar Tipps mit auf den Weg geben für eine entspannte Vorbereitung und ein großartiges Seminar. 

Nimm die Tipps als Basis - Du wirst deine eigenen Erfahrungen machen. 

Und mit dem Machen wird es immer einfacher von mal zu mal :-)

 

 

Aller Anfang ist schwer….

 

Du solltest mindestens 3 Monate Zeit haben, um einen Termin zu organisieren. Direkt zu Beginn hast Du die schwerste Hürde zu bewältigen: Du brauchst eine Anlage, die dir zur Nutzung zur Verfügung steht. Solltest Du nicht glücklicher Besitzer eines Hofes sein, ein nicht zu unterschätzendes Hindernis. Eine gute Idee ist es, Anlagen mit 2 Reithallen oder Vereine zu fragen. Sie sind häufig an Fremdreiter gewöhnt und bieten die Halle zur Vermietung an.

 

Zu einem Trainingstag, Tagesseminar oder Zwei Tages Kurs sollten mindestens 6, besser 8 Menschen und Pferdeteams zusammenkommen.  Solltest Du nicht alle Plätze intern besetzen können, denke an ausreichend Gastboxen oder Paddocks.

 

Für den Theorie Teil brauchen muss eine Tafel oder ein White Board da sein, damit alle etwas sehen können. Sollte ein Beamer vorhanden sein, nutze ich diesen Luxus gerne. Sag mir nur Bescheid, dann bereite ich eine ordentliche Präsentation vor.
Es ist keine professionelle Lösung vorhanden? Als Notfall-Tipp für das kleine Budget funktioniert auch ein gutes Stück von einer Tapete oder Papiertischdecke, dass Du mit Crep-Band an der Wand befestigen kannst.

Kontrolliere auch die Toiletten und vergiss nicht zu fragen, ob diese für die Veranstaltung nutzen kannst. Dixie-Klos sind eine ökonomische Lösung bei Problemen mit dem Abwasser System.

 

 

Hast Du diese Eckdaten alle zusammen, suche dir den Referenten oder die Referentin deiner Wahl. Du darfst natürlich auch gerne mich ansprechen 😊

 

Sorge gut für dich selber und überlege dir, was Du dir wünscht. Ein Einsteiger Seminar Akademische Reitkunst? Ein Sonderthema, wie Sitzarbeit, sekundäre Hilfen oder mentale Arbeit? Sprich dich mit deinem Referenten ab. Du kennst dich und deine Kunden am besten. Jeder Referent wünscht sich, Wissen zu vermitteln und wird sein Bestes tun, ein super interessantes Seminar für dich zusammen zu stellen.

 

Beachte bitte, dass nach Zusage Termine verbindlich sind. Referent sein ist ein Beruf, wir machen das nicht aus Langeweile, sondern weil wir unseren Lebensunterhalt damit verdienen. Du bist von hier an verantwortlich dafür, dass der Termin auch stattfindet und stehst als Rechnungsempfänger in der finanziellen Verantwortung dem Referenten gegenüber.

 

Natürlich musst Du Werbung machen. Facebook, Instagram, eine eigene Internetseite und natürlich die einschlägigen Online-Foren wie Ebay Kleinanzeigen, Pferde.de, Pferdetermine um einige zu nennen sollten regelmäßig gepflegt werden. Trotzdem geht es nicht ohne die ganz klassische Werbung: Eine Annonce in der örtlichen Zeitung, vielleicht ein Artikel irgendwo oder Blog? Lege Plakate oder Flyer im Futtermittelhandel, Pferdesportbedarf oder einer Messe aus. Tatsächlich sind die meisten Seminare aber durch Mund zu Mund Propaganda voll.

 

Damit aus Interessenten Teilnehmer werden, bereite eine schriftliche oder online Anmeldung vor. Die Zahlung wird mit Anmeldung fällig. Menschen, auch der beste Freund, sind leider nicht verlässlich. Damit schützt Du dich vor spontanen Absagen und finanziellem Verlust. Kalkuliere bei deiner Preisfindung neben den Seminarkosten auch eine kleine Umlage für Catering und Reisekosten mit ein.

 

 

 

An- und Abreise: In der Vorbereitung kläre mit dem Referenten, wer die Reise organisiert und die Unterkunft, welche Ansprüche ggf. wichtig sind (ich z.B. bin Allergiker – Katzen im Haus verhindern den Kurs am Tag danach 😉 ).

 

Wenn Du einen Referenten wie mich bekommst, bin ich relativ anspruchslos:

 

Ich vermeide es, selber mit dem Auto zu fahren. Nach Seminaren ist Mensch wirklich müde. Als alternative geht für mich aber alles – Mitfahrzentrale, Taxi, Bahn, Flug. Egal, Hauptsache effizient. Lange Wartezeiten und lange Transfers hingegen, um 10 Euro beim Ticket zu sparen gehen gar nicht.

 

 

Ein kleines Catering für alle Beteiligten ist wichtig. Qualität statt Quantität. Beachte, dass es sehr viele Veganer, Gluten- und Laktoseintoleranzen gibt. Arrangiere ich selber, koche ich etwas Simples mit viel Liebe, dass diese Kriterien erfüllt. Ein Salat, ein Curry oder ein Eintopf sind immer super! Eine einfache Herdplatte hält das Essen ggf. auch ohne ordentliche Küche warm und kann überall aufgebaut werden. Mit etwas Süßem zum Nachtisch sind dir glückliche Teilnehmer garantiert.

 

 

Plastikfreie Seminare zu organisieren gehören zu meiner Philosophie. Auch  von meinen Arrangeuren wünsche ich mir das. Ist die Veranstaltung zu gross, oder hast Du vor Ort keine Küche mit Spülmaschine parat, gibt es trotzdem kluge Plastikfreie Lösungen.  Du kannst zum Beispiel alle TN bitte, ihre eigene Tasse und Teller mitzubringen. Das spart dir auch viel Arbeit beim Aufräumen und Spülen. Bevorzuge unverpacktes Obst und Gemüse gegenüber Süßigkeiten oder gekauftem Kuchen. Plastiklöffel, einmal Servietten und Decken müssen nicht sein. Wasser aus dem Hahn ist viel gesünder als aus der Plastikflasche. Umweltbewusstsein ist wichtig. Wir beschäftigen uns mit Energetik und nachhaltiger Pferdeausbildung. Ein nachhaltig organisiertes Seminar passt da viel besser rein!

 

In den letzten 3 Wochen vor dem Seminar geh noch einmal die mentale Checkliste durch:

 

Brauchst Du ein Mikrophon? Falls ja, ist jeder Referent dankbar über ein Krawattenmikro. Headsets lösen gerne Kopfschmerzen aus.

 

Sind genug Stühle da?

 

Alle Pferde gesund?

 

Theorieteilnehmer und Reiter haben alle Informationen?

 

 

Mach dir keine Sorgen:  Es ist bisher kein einziges Seminar in Original-Besetzung an den Start gegangen. Sollte es Krankheiten oder andere Notfälle geben, hat sich eine Warteliste bewährt, um deine Reiter bei der Platzvermittlung zu unterstützen. Trotzdem ist jeder natürlich für sich verantwortlich und damit auch für die Vermittlung ihres Platzes.

 

Dann kann es ja jetzt los gehen!

 

Achte darauf, dass der Zeitplan gut eingehalten wird - und dass es einen gibt. Die Teilnehmer sollten vorab gut informiert sein. Sprich auch hier mit deinem Referenten. Sind sehr viele „First-Doer“ dabei, kann das Gelegentlich knapp werden. Das ist dann wieder wichtig für die Reiseplanung, denn meistens gibt es ja Anschluss Termine.

 

Bei erfahrenen Referenten funktioniert die Taktung selbstständig. Bereite deine Reiter darauf vor, immer 5 Minuten vor Unterrichtsbeginn in der Reithalle parat zu sein. Das garantiert einen guten Ablauf.

 

Ausreichend Kaffee hält alle happy 😊

 

Und jetzt gibt es eigentlich nur noch eins: Die Tage und den Input zu geniessen 😊

 

In diesem Sinne:

 

Enjoy the Journey!

 

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